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PDF Export for MediaWiki

There are lots of possibilities for exporting MediaWiki articles as PDF documents.
Some further developments I want to outline here:

Wiki as the central source of knowledge

There are many good reasons for supplying a Wiki with a PDF export facility:

  • Extracts, logs, check lists or short descriptions may be needed on paper or may need to be sent via e-mail.
  • Whole topics or areas of knowledge may need to be made into brochures or books so they can be available, for example, on the website for users, service providers and partners, or offline for field staff.
  • Intermediary versions of handbooks might need to be kept, for example, to supplement contracts and invitations to tender or as documents giving a basis for auditing.

Using a wiki as a central medium here has the obvious advantage that rather than having innumerable PDF documents flying around, the texts can be developed in the wiki and kept up to date. The PDF export function will then give out the most up to date version.

How to create my first PDF export

If you want to add a PDF export facility to a wiki, first work out whether you just want the readers to be able to export individual articles as PDFs or if you want to give them the opportunity to put together a selection of articles in a “book”. The second option is a more technologically complex.

Furthermore, decide whether the firm’s CI should be used and how far you want to go with providing the user templates. Will the PDFs always have the same layout? Do they have, for example, the same coversheet? As soon as this is decided you can get started.

MediaWiki has no PDF export facility in the standard software. However, you can find a whole set of PDF extensions at with individual installation instructions: Continue Reading

MediaWiki vs. Confluence? Not a question of features

When businesses want to make use of professional wiki software, they come quickly to the question of whether they should choose MediaWiki or Confluence. Confluence is a wiki specially developed for the needs of businesses. The concept for MediaWiki is, on the other hand, for the huge online encyclopaedia Wikipedia. Having more than 750,000 downloads per year, MediaWiki has a decisive lead as the standard wiki software, in business too.

Fans of Confluence used to complain that MediaWiki was not really suitable for businesses. And one can find serious comparative studies which completely ignore the possibility to extend and adapt MediaWiki. However, the extendibility and adaptability of MediaWiki is an essential feature of the software. The project page alone lists more than 1,800 extensions.
And, since the publication of BlueSpice, there is a completely free enterprise distribution for commercial users, which can be extended to suit individual needs via modules.

To show how MediaWiki really is a solution for business, I have collected together the most common objections to MediaWiki and I comment on them below. Continue Reading

Install MediaWiki – Step by step instructions

In this article I want to answer the most frequently asked questions relating to installing MediaWiki. But first, a question in return: what is the purpose of the wiki? Is it just a test installation or is it to be used productively?

Installing a local test system

For testing, I recommend installing MediaWiki locally on your own computer. The installation process of a wiki is always the same. Firstly you need to set up and adapt the environment in which the wiki will run, this is primarily the webserver and the database as the case may be. Then you copy the wiki software files to the right place and set up the configuration data, either by hand or automatically, on the system environment. The most important things here are entering the right paths, language and connection to the database.

You can use the environment XAMPP for your local installation. Installation instructions can be found on the site I know small companies which run their wikis just with XAMPP and make them available on the intranet.

Installation as a productive system

To use a wiki productively in your business and organisation, however, I advise you to install it in a professional environment. XAMPP is not designed for professional use. Here, you need to decide whether the wiki will be made available on the web, or for internal use within the business. In any case, you need storage space available on the network. The system requirements can be found, for example, here at BlueForge (German website), or again in the official requirements list on, where, of course, one can also find the official installation instructions.

On the net, there are also useful video instructions, like this one:

Sometimes, it is also worth getting webspace with MediaWiki already fully installed from a webhost. Almost all the larger providers offer such services. And of course, cloud providers are preparing to include MediaWiki in their portfolios too. One is, however, not so flexible with these pre-packaged offers when it comes to updating and extending the software. Service providers like Hallo Welt! – Medienwerkstatt organise webspace, installation, extensions and maintenance of the software.

Here are a few tips to help decide where the software should be:

  • Migration: The files from your test wiki can be migrated to a productive system at any time. Generally, the effort needed to relocate a MediaWiki’s data is manageable.
  • Data saving: It is, however, very important to back up the files from a productive wiki regularly. Internal IT departments or webhosts regularly mirror the server so that it is possible to reset it to an earlier date. Generally, the more often the data is backed up and the longer the back ups are kept, the higher the hosting costs.
  • Test system: When making an installation with a lot of special adaptations and extensions, we recommend setting up a test system which will be synchronised with the productive system. New developments can be brought on to and taken off the test system before one puts them into practice on the productive system. In addition, one has a redundant system which can be used if the productive system goes offline.
  • Connectivity: If the wiki is to be connected to a central authentication system or other internal software, the system is generally installed on the intranet, as, for example, connecting to the LDAP server over the web is not possible or only with difficulty. If the whole infrastructure is on a cloud, it is different. One can, of course, combine the wiki with all the applications available on the cloud.
  • Compatibility and upgrades: There are innumerable extensions for MediaWiki, but not all extensions work with every version. For this reason, it is not always a good idea to use the newest version of MediaWiki. MediaWiki has a very short publishing cycle of only three months. For this reason, I recommend making an annual or biennial upgrade, in between introducing the newest safety patches. It gets problematic when an in-house developer changes the MediaWiki core. These changes are overwritten when upgrading and this can lead to undesirable side effects requiring significant support work. In order to guarantee reliability when upgrading, our developers for the BlueSpice for MediaWiki distribution, for example, avoid any core-hacks.

Extending with BlueSpice

Last but not least: For those who want to extend their MediaWiki with BlueSpice free there are installation instructions here for the freely downloadable software. Generally, MediaWiki is first installed and updated and then the newest version of BlueSpice is put over the top. Please make sure here too that you use the BlueSpice version compatible with the MediaWiki release you are using.


Further MediaWiki articles

MediaWiki Skins – A visual feast

The structure and design of most wikis looks like Wikipedia, which is now over ten years old. It does not have to be like this. If you want to give your wiki a different look, you need to use a different skin. Changing the appearance of a MediaWiki (and also BlueSpice) installation also changes how it handles. I have collected together a few tips and ideas here and I also explain the steps planned for the BlueSpice skin.

Update 2017: Please see also the recent article The top 10 MedaWiki skins.

MediaWiki is becoming more diverse

Look at these wikimedia projects which all use the current “Vector” skin. Vector was developed in 2009 for MediaWiki 1.16+ as part of the Wikipedia Usability Initiative and improves on its predecessor Monobook, giving a clearer presentation and better usability. In addition, some special functions can be downloaded as vector extensions.

MediaWiki is already working on the further development of the standard skins. The next stage, the Athena skin, will support mobile devices, amongst other things. You can get a visual impression of Athena here. Continue Reading

BlueSpice mobile – Use MediaWiki on your mobile device

Right now we check our new app for MediaWiki distribution BlueSpice. The first sneak preview is available now.





View, edit and manage your BlueSpice MediaWiki enterprise distribution from your mobile device. BlueSpice mobile will support Android, iOS, Blackberry, WindowsPhone, WebOS and Symbian operating systems.

BlueSpice Mobile will start in March. Another release, optimized for other MediaWiki distributions, will be provided shortly. Check into the BlueSpice website  at the beginning of March to download your BlueSpice mobile!


BlueSpice Extension selbst schreiben: CSyntaxHighlight

Als Open Source Produkt profitiert das Firmenwiki “BlueSpice for MediaWiki” von engagierten Entwicklern. Damit Sie selbst eine BlueSpice Extension schreiben können, beschreibt Ihnen unser unser Softwareentwickler Robert Vogel in den nächsten Wochen wie BlueSpice aufgebaut ist und was es bei der Extensionentwicklung zu beachten gilt.
Themen sind unter anderem:
1. Anatomie einer “BlueSpice for MediaWiki” Extension
2. Einbinden von Assets
3. Konfigurierbarkeit

Die Artikel werden auf dem Hallo Welt! – Blog veröffentlicht. Die Ankündigung mit einer genaueren Beschreibung der Teile finden Sie hier.

Featurelist: BlueSpice (basic)

Das Softwarepaket BlueSpice for MediaWiki erweitert die leistungsstarke Software der Wikipedia zum professionellen Firmenwiki. Sie erhalten eine durchdachte Software-Lösung, die aus den Ansprüchen der Praxis entstanden ist.
Einige der Erweiterungen wurden von MediaWiki übernommen, andere wurden von den BlueSpice Entwicklern selbst programmiert. So ehalten Sie eine Auswahl von geprüften, funktionsfähigen und nützlichen Features, die für Ihren Arbeitsalltag sinnvoll und hilfreich sind.
Derzeit enthält BlueSpice folgende Features:

Erweiterungen von BlueSpice:

  • Anzahl der Diskussionsbeiträge: Wird ein Artikel diskutiert und wenn ja, wie intensiv? Das ersehen Sie bereits aus dem Reiter Diskussion, die Anzahl der Diskussionsbeiträge steht hier in Klammern dabei.
  • ArticleInfo: Wie aktuell ist die letzte Änderung? Wer hat sie vorgenommen? Und welchen Kategorien ist der Artikel zugeordnet? Die ArticleInfo-Leiste zeigt diese Infos auf einen Blick. Und wer es noch genauer wissen will, klappt die Leiste einfach auf und findet dort die Zusammenfassung der letzten Änderung.
  • Authors: Machen Sie sich ein Bild von den Autoren. Unter jedem Artikel sind die Fotos der Bearbeiter zu finden.
  • Benutzerverwaltung: Benutzer, Rechte, Passwörter – der Admin hat die User über die Benutzerverwaltung im Griff.
  • Blog: Wiki oder Blog? Warum nicht Beides? Der interne Blog macht’s möglich.
  • Eigene Einstellungen: Das Wiki individuell anpassen – Jeder Benutzer hat in den Eigenen Einstellungen einen gewissen Gestaltungsspielraum.
  • Einstellungen: Manche Einstellungen gelten für alle. Der Admin kann diese allgemeingültigen Einstellungen vornehmen.
  • Emoticons: Doppelpunkt, Bindestrich und geschlossene Klammer =emoticon. Zeichenfolgen werden hier zu Icons.
  • Extensionsinformationen: Sie wollen wissen, was blue spice alles kann? Als Admin haben Sie Zugang zu den Extensionsinformationen.
  • Gewünschte Artikel: Sie wünschen sich zu einem bestimmten Thema einen Wiki-Artikel? Lassen Sie die anderen Benutzer wissen, bei welchen Inhalten noch Bedarf herrscht.
  • InsertFile, InsertCategory, InsertLink: Sie wollen Dateien, Bilder, Kategorien oder Links in Ihren Artikel integrieren? Intuitive Dialogfenster helfen Ihnen beim Einfügen.
  • Letzte Änderungen: So bleiben Sie immer auf dem neuesten Stand – Die Letzen Änderungen zeigen Ihnen, welche Seiten zuletzt bearbeitet wurden.
  • PagesVisited: Sie waren gerade auf einer Seite und wollen diese nochmal aufrufen? PagesVisited listet Ihnen die letzten Seiten auf, die Sie besucht haben.
  • PersonalSidebar: Ihr Fokus liegt auf bestimmten Seiten? Praktisch, wenn diese in der Menüleiste verlinkt sind. Bei blue spice kann sich jeder Benutzer sein eigenes Menü in einer persönlichen Sidebar zusammenstellen.
  • Shoutbox: Nicht lang diskutieren sondern kommentieren? Die Shoutbox nimmt jeden Kommentar in Sekundenschnelle auf.
  • Skin: Modern aber unaufdringlich – der neue Skin kann sich sehen lassen ohne sich in den Vordergrund zu drängen.
  • Who is online: Allein auf weiter Flur? Dank Who is online wissen Sie genau, wer sich gerade im Wiki befindet.
  • Widgets: Versteckt und doch sofort erreichbar – Hinter dem Stern verbergen sich Werkzeuge, Letzte Änderungen, Who’s online,…
  • WYSIWYG-Editor: Mit dem WYSIWYG-Editor können Sie kinderleicht Wiki-Artikeln bearbeiten. Er ist an Textverarbeitungsprogramme angelehnt und so gehen Formatierungen spielend von der Hand.

Erweiterungen, die von MediaWiki übernommen wurden:

  • CategoryTree: Kategorisch den Überblick behalten – der CategoryTree zeigt alle Ober- und Unterkategorien Ihres Wikis in einer Baumstruktur.
  • ImageMap: Ein Bild, viele Links. Die ImageMap ermöglicht es, Bilder in Segmente einzuteilen, welchen verschiedene Links zugeordnet werden können.
  • InputBox: Eingabefelder erleichtern so manche Arbeit. InputBox lässt Sie Ihre eigenen Eingabefelder erstellen.
  • Lockdown: Ein eigener Bereich für einen ausgewählten Personenkreis – Lockdown ermöglicht es Namensräume und Spezialseiten nur für bestimmte Benutzergruppen zu öffnen.
  • Nuke: Ein Spamer hat viele unsinnige Seiten in Ihrem Wiki angelegt? Nuke erlaubt es dem Admin, mehrere kürzlich von einem Benutzer hinzugefügte Seiten zu löschen.
  • ParserFunctions: Sie wünschen sich eigene Vorlagen? Parser Functions ermöglichen Ihnen eine erweiterte Vorlagenprogrammierung.
  • Poem: Den Zeilenumbruch im Gedicht muss man händisch einfügen nicht. Dank Poem werden automatisch die Zeilenumbrüche von Reimen übernommen.
    (Alternativen erster Satz:
    Zeile für Zeile steht das Gedicht da, ohne dass ein manueller Umbruch nötig war. oder
    Gedichte, Verse, Reim – da können Zeilenumbrüche nützlich sein. oder
    Oft erkennt man ein Gedicht, weil dabei jede Zeile umbricht.)
  • Quiz: Das ist Ihren Benutzern ein Rätsel – mit Quiz können Sie den Usern Multiple-Choice-Aufgaben stellen.
  • SyntaxHighlight_GeSHi: Hervorhebungen im Code dienen der Veranschaulichung. Mit SyntaxHighlight_GeSHi können solche Highlights gesetzt werden.